来自厂商的声音 - 北京日星宇软件有限公司

来自厂商的声音

2009-05-19 11:51:22

 
QAD 公司亚太区总经理 李华柏

 

20多年来我一直与制造商们打交道。经验告诉我,困扰制造商们的问题只有两个:一是决定哪些产品该投产,二是如何筹措足够的生产资金。

商场如战场,极度激烈的市场竞争意味着没有必胜的方程式,一切彷佛都在掌握之外,难以预料。零售商们订货时,大多是凭直觉断定哪些产品会受欢迎,能真正准确预测出市场需求的人,绝无仅有。

信息技术、通信手段以及运输系统的不断完善,为所有企业开拓了更广阔的市场前景,但同时也加剧了市场竞争,带来了更多的不稳定因素。
信息技术已经不再是新鲜事物。企业早就在利用电脑处理订单、支付帐单和制定财务预算。过去数年间,许多厂家已开始自行开发软件应用系统,大力推行业务流程的自动化。但是随着业务规模的扩大,生产和分销等管理工作也日益复杂,从前的电脑系统变得过时,无法适应日新月异的技术发展和新的管理理念。
  除了内部的需要,企业还面对来自业务伙伴的压力。他们必须与业务伙伴的系统配合,符合国际信息处理标准。诸如千年虫和欧元等问题更进一步促使大家深思引入企业资源计划(ERP)系统的必要性。

在商言商,企业决策人员大多对ERP系统这样的非生产性投资抱着极端审慎的态度。中小型企业对信息技术投资的态度更是"看菜吃饭,可免则免"。在亚洲地区,由于不少厂商对信息技术价值的认识才刚刚起步,上述问题便显得更为严重。即使ERP系统可以帮助厂家节省营运成本、提高生产效率、提高利润率,但只要看到投资金额,他们大多都会打消念头。

为了消除厂商的种种疑问,加深他们对ERP系统的认识,我将讨论一些在选购ERP时常见的问题及处理方法。

企业资源计划(ERP)系统究竟是一套什么样的系统?

企业资源计划(ERP)系统是一套统筹管理企业内部所有部门的集成式信息系统。它脱胎自制造资源管理系统 (MRP),优点是打破了旧有的只为个别客户或应用需要而编写的专用软件的限制,提供一套可以自由选配的组合式软件。而ERP系统内的不同模块又能与用户原有软件保持不同程度的互动。来自不同开发商的ERP系统的灵活性也不同,用户可以依照自身的实际需要,通过编程对开发商提供的ERP系统功能作出不同程度的修订。

一套完整的ERP系统通常包括处理不同业务流程的模块,如制造、订单输入、应收帐目和应付帐目、分类总帐、采购、库存、运输以及人力资源等。
引入ERP系统的恰当时机

随着越来越多的中型企业意识到ERP的价值,我已不能像过去一样给大家一个一刀切的答案。最简单的回答是,当您想对市场的需求和变化作出更快的回应时,就是该引入ERP的时候了。

通常衡量这种投资是否值得的标准是投资回报率,很多厂商往往在这个问题上难以作出清晰的判断。但我认为,任何拥有超过1000名员工、年营业额超过5000万美元的企业在这问题上根本不必迟疑。但是,无论您的业务规模是大还是小,如果您的产品非常受市场欢迎,产量保持高速增长,我都会建议您认真考虑实施ERP系统。

是不是所有的ERP系统都一样

根据不同产品的不同制造方式,ERP系统大致可分为两大类。
离散式制造(Discrete Manufacturing)是将不同的现成元部件及子系统装配加工成较大型系统,例如电脑、汽车及工业用品制造等。
流程式制造(Process Manufacturing)是通过一条生产线将原料制成成品,比如集成电路、药品及食品/饮料制造等。
怎样选择适用的ERP系统
全球的ERP厂商数以百计。在亚洲,过去数年间涌现的本地制造业解决方案更是不计其数。最简单的选择方法是找出您的竞争对手在采用什么系统,这里面的道理很简单,如果一套系统对您的竞争对手有效,那用在您身上效果也不会差!

所需投资成本是多少

一套完整的ERP系统应该同时具备软件、硬件及服务三个方面。软、硬件开支一般都易于确定,但咨询顾问、系统集成以及培训等方面的成本却不太好估计。

知易行难。厂商很少能有理想中的大笔投资去购买他们心目中最完美的方案。投资的决定取决于投资回报,这对ERP系统厂商是很严峻的挑战,但是一旦ERP系统实施取得成功,其中的成就感也相当大。

白热化的市场竞争、迫在眉睫的千年虫、欧元问题正促使厂商尽快作出选择。不少中小型企业已采取了果断行动,抛弃旧有系统,购置全新系统。这样,他们就避免了为不同业务流程分别选购独立软件的困扰。

如果将Windows等桌面操作系统与ERP系统相比较,最明显的差别莫过于价格了。桌面操作系统的价格仅仅数千元,却能在数分钟内投入服务。而一套基本的ERP系统却要耗费大量的资金、资源以至时间,表面看来似有劳民伤财之嫌。事实是否真的如此?

   无论从事哪个行业,您都会发现,当公司发展到一定阶段时,一切都出奇地顺利平稳,无风无浪。比如说,贵公司已经选购了一套完全配合业务需要的优质企业资源计划(ERP)解决方案,您已聘请了专业系统集成商协助实施整个项目。管理层全力支持有关计划,以实际行动配合您的业务重整工作,最值得欣慰的是,您还获得了充裕的财政预算,全无后顾之忧!

  一切应有尽有,看似完美,应该不会出问题吧?答案可不然!

  在亚洲,推行ERP失败的例子俯拾皆是。虽然大部分人都把矛头直指软件质量,但真正的原因并非如此简单。

怎样才能确保ERP系统实施成功?

  我的建议是提早做足准备,制订详尽的行动步骤,循序渐进,并从一开始就邀请所有用户包括未来的直接使用者参与其中,确保他们了解各自将要扮演的角色,尽量未雨绸缪,防患于未然。

  1.认真审核内部业务流程,确保流程适应所选择的ERP系统而不要要求ERP适应企业的习惯。如非必要,应避免修改ERP系统

  事实上,我们的工作流程常常是依照个人工作方便和喜好而形成的。例如,我们常以日期先后来决定电子邮件的读取顺序,而不是根据内容或发件人来作取舍。还有,我们并不是按照销售合同来决定工作的缓急先后,而往往优先处理熟客的订单。

  在决定引入ERP后,问题往往随之出现。差不多所有ERP系统的实施都要求企业进行不同程度的业务流程重整。ERP系统的价值在于能提高工作效率,而不只是为方便个人工作。可是,这却与实际企业运作环境互相矛盾。

  理想的ERP系统应该能配合业务运作,与时并进。优质的系统能够汇集企业所在行业制造商的精粹,去芜存菁,确立同行业运作的典范,通用于不同企业。好的系统还能修正特定企业的问题。

  2.一开始就邀请用户参加并听取他们的回应

  从一开始就邀请内部所有将参与的用户提供意见,以助勾勒原有业务流程的全貌及对系统的特别要求。

  在八十年代,通常由一个专门的项目组负责实施ERP项目,并向一名高层管理人员汇报。由于要遵从苛刻的时间表,他们大多会闭门造车,以自己搜集的业务数据为根据来修订系统。在大部分情况下,根本无人征询负责具体工作的人员的意见,也无人试图理解什么才是用户认为最好的模式。大家都抱着这样的假设:"如果这个模式适合其他人,理所当然也适合您用。"

  毫不奇怪,如此操作的结果使大部分当年的系统推行工作既超出预算,又赶不上预定时间表。用户大多感觉是被迫改变工作方式,因而对系统不满意,造成系统闲置或不能充分发挥作用的局面。

  一个成功的ERP系统应该能使所有用户在工作上都备感得心应手,提高他们的工作效率。既然系统最终要由用户来使用及操作,我们必须在系统开发的每个阶段都重视用户的意见。

  3.培训过程中应增加解决系统问题的训练,而不单单针对日常使用方法

  如今,在不同类型企业工作的人需要有更多的知识。目前的培训误区是只教给用户一般的软件应用技巧,别无其它。这样做的结果是每当用户意外地按错操作键以致系统失灵时,他们只能向电脑支持人员求救,而电脑支持人员单是应付这样的求援就已疲于奔命,又怎么会有时间研究系统升级及开发等高层次的问题呢!

  所以,当进行员工培训时,提高电脑应用技巧固然必要,但培养他们处理简单电脑故障的能力也同样重要。同样,还应注意定期向员工灌输新的应用技巧和使用心得,以确保他们能跟上软件的升级。要知道,公司花钱引进先进技术,就是为帮助大家做好工作。

  4.在预定时间内完成任务固然重要,但在推出前确保系统运作正常同样重要

  为每件工作设定时间表。应该在系统投入正式运行之前确保所有数据均经过审核,所有用户也全部准备就绪。大型系统集成项目出现时间上的延误是势所难免的,特别是涉及业务流程的改变时。应该根据实际进度,确保每个步骤尽善尽美。

  5.引进最完善的系统,如果业务流程中的根本漏洞没有解决,问题是不会消失的

  如果没有准确的数据,空有一套完善的ERP系统也无补于事!输入错误数据只会带来一大堆劣质的企业信息。所以,必须在系统投入服务前深入测试数据的可靠性。延误固然代价高昂,但决策错误的后果更不堪设想!

  今天,大家都相信信息技术是企业运营中不可或缺的一环。用惯电脑的人如果突然不能读取电子邮件,就会感到忐忑不安,更何况是企业系统停机数小时呢?这可能会使企业丢失前一天的生产资料,延误产品交换日期,失去重要的客户。

  ERP系统是业务开展的重要环节,而且其重要性正与时俱增。然而,大家必须做好准备,因为引进ERP系统的过程中障碍重重。下定决心,上下一致,全力投入,才能获得丰盛的成果。

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