自行开发,还是外购? - 北京日星宇软件有限公司

自行开发,还是外购?

2009-05-19 16:12:10

作者:王玉荣 孔祥云

 

  随着业务的不断开展,越来越多的企业管理者感觉到需要一个强大的企业管理信息系统,以便满足加快信息交流、降低成本、提高客户响应速度等至关重要的目标。为了建立自己的信息系统,企业有两种选择:一是自行开发,二是外购。所谓外购就是从市场上购买商品化的软件。外购有两种可能,一种是购买国外软件,另一种是购买国内软件。这些选择各有利弊,那么如何规避风险、作出最有利于企业的选择,请看下面的分析。

方案一:自行开发

  项目收益

  1. 多方组成的软件开发人员参与业务流程优化与重组,有利于业务流程优化与重组具体软件实现。

  2. 从企业最需要信息化的环节出发,可以只进行必要功能模块的开发,使新系统更有针对性。

  3. 充分考虑了优化后业务流程的需求,更加切合企业发展需要;

  4. 企业内部IT人员参与了ERP软件开发全过程,所以一旦系统出现问题或需改进,企业内部人员能够进行快速地自我支持与维护。

  5. 如果购买商业ERP软件,则每年支付给软件公司的维护费用一般为软件购置费用的15%。如果采用定制开发,则将减少年维护费用的投入。

  6. 企业IT部门锻炼了一支队伍,人员素质在计算机应用、管理水平、团队协作等方面都会有较大的提升。

  风险分析

  •   不能得到领导层的一以贯之的全力支持

  ERP是一把手工程,领导层的全力支持是必不可少的。由于子方案1有相当一段时间用于软件开发,企业不能在短时间内看到明显的效益和回报,所以,领导层可能会在中途对自行参与开发的方案产生怀疑态度,在资金、人力的持续投入方面力度不足。因此,必须尽一切可能得到领导层一以贯之的关心和支持,才能使项目得以顺利进行下去。

  规避途径:

  1. 一定不能忽视对领导层的管理培训,使领导层了解ERP的管理理念、应用步骤与效益风险关系,促使领导层对ERP整体实现方案的系统性、条理性和规范性产生持续的理解与信任;

  2. 仔细考虑各级项目组的人选,确定后在整个项目期间不轻易变动;

  3. 认真落实例会制度和文档整理工作,项目核心小组组长定期或不定期,口头或书面向领导层汇报项目情况;

  4. 在考虑解决方案时要兼顾信息共享和数据的安全保密性,保证领导层及时准确地得到所需要的数据,使领导层切身感受到新系统带来的改进,同时兼顾企业业务活动的相对独立性。

  •   最终用户不能做到积极参与

  最终用户的积极参与是项目成功的重要条件,因为他们是项目的使用者和受益者。但是在整个项目过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等挑战,而且子方案1的周期较其他子方案均较长,所以保证最终用户的解决参与就显得尤为重要。如果对这个问题重视不够,将导致项目面临较大风险。

  规避途径:

  积极引导和帮助他们克服暂时的困难,看到新系统将给他们带来的好处。例如:

  1. 通过企业宣传栏、内部报刊、各种会议等方式,大力宣传实施本项目给企业将会带来的好处;

  2. 选择适当的面向最终用户的培训以增强信心;

  3. 鼓励最终用户对项目的关心和参与,在讨论各种业务解决方案时注意和征求最终用户的需求和看法;

  4. 在大量整理和录入校对财务数据时,适当增加临时人员帮助工作;

  5. 制定奖罚措施,包括竞争上岗,培训证书,荣誉和奖金等。例如,实行过限期通过新系统上岗培训和考试、否则下岗的措施,可以大大促进职工学习进修的积极性。

  •   项目开发人员协调不善,开发进程受挫,甚至导致项目流产。

  由于子方案1中定制软件的开发班子由多方组成,在技术风格、进度协调方面可能产生很多问题,处理不当的话,会使开发过程一拖再拖,屡次挫伤开发人员和用户的积极性,甚至会导致项目不了了之,以失败告终。

  规避措施:

  1. 对于来自多方的软件开发队伍,需设立一位总协调人,熟悉软件开发的整个流程,对多方开发人员的工作风格均有一定了解,有着突出的组织能力、协调能力和应变能力。

  2. 软件开发的每个阶段都须建立规范的文档,明确技术标准及各方权利义务关系。规范一经各方确认,则对各方均产生严肃的约束力。

  •   项目组人员变更影响到项目进度

  由于子方案1的实施周期较长,项目组人员变更的可能性较大。如何防止人员变更对项目实施的影响,是需要认真考虑的问题。

  规避措施:

  1. 所有项目组人员所作的工作都应有相应的文档记录;经某方确认的文档应交由专人保管,包括纸张和电子介质。

   2. 所有的需求,承诺和解决方案等均以书面签字准。不得随便更改其中的内容,除非通过同样的审批程序进行。这样新的实施人员可以通过阅读上述文档,很快进入工作状态。对前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。

   3. 企业内部人员在参加过ERP项目开发与实施后,素质与技能提高,人员流动可能性加大。因此应与参加项目的企业内部人员签订某种协议,减少这种流动对企业造成的损害。

  •   软件每年的升级问题,会牵涉到多方面的工作

  由于子方案1中的定制软件针对性较强,通用性较弱,一般不在软件开发商通用商业软件的升级范围之内。随着时间的推移,每年的软件升级工作或者是由企业自身IT人员来完成,或者需要软件开发商进行专门的升级。

  规避措施:

   1. 与软件开发公司签订软件开发协议时,考虑添加与升级问题有关的条款。

   2. 企业自身IT人员不断进行新技术的学习,以适应软件升级工作的需要。

方案二:国外软件(见下页

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