怎样确保项目评估的精确

2009-05-21 11:31:01

CIO们对这样的情景应该并不陌生。新的项目计划摆在眼前,在打开它看之前,脑海里闪现的都是其他项目曾经出现过的一些问题——工期的延长,膨胀的预算,以及在最后的时刻仍然要花大价钱去雇佣承包人。满心里想的都是摆在眼前的这个计划将会出现什么问题。

 

其实,CIO们大可不必如此。所有的项目当中都会包含风险因素,但是对于项目的组织者来说,不同的项目之间存在着一些共性,很多工作都是相似的。所以,不必在开始进行每一个新项目之前都一切从零开始。

想要确保项目评估的精确,可以遵循一些基本的方法:

1、 明确项目优先权
2、 确保计划过程有正确完全的评估
3、 从其他项目中吸取经验教训
4、 小组计划不用附和管理层的猜测

明确项目优先权

任何项目的进行都要有正确的商业理由,所以项目经理要向小组成员阐明项目的优先权。要让小组成员了解工作内容、工期和预算。进行新项目就是要使大家在你的统筹下工作。项目经理和小组成员将代表你做出决定。

想要让小组成员做出最接近你的预期方式的决定,就必须要向他们明确项目优先权。因为不可能所有的工作都占有同样的比重,各项工作的重要性是有所不同的。 只有让大家了解了哪些工作是最重要的,哪些工作的重要性次之,才能对项目做出正确的评估,以正确的方式完成工作任务。

确保计划过程有正确完全的评估

在项目的计划过程中,会有很多不同方面的专家一起合作,制定出有关细节。这其中应该有一位专家是来自能够从项目中受益的业务部门。项目工作内容的确定绝对是十分关键的。所有的股东,包括CIO在内,都需要确切的了解项目能够带来什么样的收益。

Work Breakdown Structure (WBS)是最重要的项目计划工具,能够帮助确定项目的工作内容。

应用WBS,可以把大的要素分解成若干小的要素,直到能够精确的评估出合理的工期和成本。项目小组可以应用WBS列出活动清单,按照上面的项目分别进行评估。

乐观评估为了取得最好的效果,对每一项活动的评估都应该包括三个方面:最好的结果(乐观评估)、最差的结果(悲观评估)以及最为可能的结果(现实评估)。如果不能保证每一项活动的评估都能满足这三个方面,至少要保证那些对于整个小组来说特别的、有风险的或是相对新的活动的评估能够达到这三个方面的要求。一般来说,在项目时间表的起草过程中,大多数活动所应用的都是最为可能的现实评估。或者,对于某些活动,项目经理会考虑综合应用三种评估方法。

上面的这三种评估能够向项目经理提供关于项目时间的最为简单的分析。通过对关键时间做出调整,项目经理可以模拟不同情况可能会对项目时间表产生的影响。例如,项目经理可以模拟当某一项活动的结果同最差的结果相吻合时会对项目时间表产生的影响,也可以模拟当某一项活动的结果同最为可能的结果相吻合时的情况。

从其他项目中吸取经验教训

从其他项目中吸取经验教训是每个人都知道的常识,但并不是自动就能够完成的。CIO们需要了解核心小组是否对企业进行过的其他项目成功或失败的原因进行了分析,是否从中吸取了经验教训。还要了解核心小组是否参考了贸易杂志和业内的其他信息来源以了解相似的项目信息。

 

例如,如果摆在你面前的这个项目要求在十五个工作日之内完成对业务需求的文档整理和接受,而先前完成的三个项目完成这两项工作要求分别花费了二十个工作日的时间,项目经理就要能够解释为什么项目小组认为新项目的工作任务能够在十五日之内完成?有一些问题需要寻找答案:

他们是否重新利用了以前的一些工作成果?

是否有技术水平更高的人在进行这项工作?

业务部门是否已经起草好了一份需求样本?
作为CIO,你要能够了解计划的内容,并对关键的部分进行进一步的推敲和完善,以防出现错误或是工期上的延迟。那么,为了取保从其他项目中吸取的经验教训能够被收集到一起,CIO们需要做些什么呢?

在每个项目结束时都花费一定的时间去分析、收集和整理从项目中吸取到的经验教训。尽管多少年来我一直在强调这一点,我大多数学习项目管理的学生还是说:“为了缩短项目工期,先要砍掉的就是这项工作” 运用标准化的方法。项目小组要能够参考一些标准化的术语,这样才能够把正在进行的项目同以往进行过的项目进行比较。

为了对项目成本有一个现实的了解,可以在项目进行的不同阶段应用成本及工作追踪系统来捕捉实际和计划的成本和工期。

投资建立档案系统,将上面所有的信息都归入其中。
小组计划不用附和管理层的猜测
小组计划一味附和管理层的猜测是导致项目失败的第一大原因。然而,几乎每次见到新的IT项目经理时,我都会听到他们说:“我刚刚被任命为项目X的项目经理。我们要安装新的应用程序Y。管理层给我们的工作时间是十周,资金是十七万五千美元。但是,按照我们的评估,即使是在最好的情况下,我们完成这个项目也需要十七到二十周的时间,而资金投入要在三十二万五千美元左右。但是,我们是受命于人,所以,我们的目标要符合管理层的目标要求。” 如果上面的这个项目真的按照管理层的意思来进行的话,失败是在所难免的。管理层没有考虑到项目小组对于项目细节的评估,项目经理的工作主动权因此而丧失了很多,就更不用说项目小组的成员了。在这种情况下,如果能够最后完成的话,项目实际花费的工期甚至要比项目小组的预计还要长。

如果管理层对于项目的工期或是预算限制有什么硬性的要求,必须要同项目小组进行交流。如果项目小组对项目工期和预算的评估同管理层的期望不符,双方需要进行进一步的磋商。也许项目本身并没有价值,也许在强加了硬性要求之后项目就变得不切实际了。 总结
总之,CIO将项目的管理责任委托给了项目经理。项目经理要通过好得项目管理技巧的应用,凭借自己良好的判断和分析能力来对项目进行评估。

要从其他项目的成功或失败中吸取经验和教训,并把这些经验和教训应用到下面的项目当中。这是CIO和项目经理义不容辞的责任。如果能够做到上面说的这些,不仅项目评估将变得更加精确,整个项目的计划过程也将得到改进和提高。

原载于:zdnet

 

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